איך לשפר את פרודוקטיביות העובדים באמצעות ניטור פעילות משתמשים?

פרודוקטיביות גבוהה של עובדים חיונית להצלחת העסק שלך. עם זאת, לפי סקר Gallup בארה"ב (2018), רק 34% מהעובדים חשים מעורבות אמיתית בעבודתם, בעוד ש-13% מנותקים מעבודתם באופן פעיל. התפוקה של אפילו העובדים המעורבים ביותר נוטה לרדת עם הזמן, והם זקוקים לתמיכה מתמדת כדי לשמור על פרודוקטיביות לאורך זמן. הדבר חשוב במיוחד בארגונים בישראל שבהם מודל העבודה ההיברידי הפך לנפוץ במיוחד מאז מגפת הקורונה. עובדים מרוחקים אינם נמצאים בטווח הראייה של המנהלים שלהם ולעיתים קרובות חשופים להסחות דעת בסביבה הביתית, דבר שמקשה על שמירת רמת פרודוקטיביות גבוהה.

ניטור פעילות משתמשים (UAM) הפך לפתרון מקובל בארגונים רבים בישראל ובעולם לשיפור תפוקת העובדים. כלים אלו מאפשרים לזהות במהירות גורמים המובילים לירידה בפרודוקטיביות ולסייע לעובדים לחזור למסלול במהירות.

איך למדוד את הפרודוקטיביות בארגון שלך?

קשה לשפר את תפוקת העובדים בלי לזהות את המאפיינים שמבדילים בין עובדים פרודוקטיביים ובלתי פרודוקטיביים. בחברות קטנות וסטארטאפים, לעיתים ניתן להעריך את התפוקה באופן חזותי, מכיוון שהמנהלים נמצאים בקשר יומיומי עם העובדים ורואים ישירות את תוצאות עבודתם. עם זאת, בחברות בינוניות וגדולות, וכן כאשר מדובר בעובדים מרוחקים, יש צורך בהגדרת מדדים ברורים להערכת הפרודוקטיביות של כל עובד.

הגדרת מדדים לניטור פרודוקטיביות

הדרך הנפוצה והפשוטה ביותר למדוד פרודוקטיביות היא על ידי חישוב העלות הממוצעת לשעת עבודה של עובד לעומת התפוקה או ההכנסה שהוא מייצר לחברה. למשל, חלוקת ההכנסות של החברה במספר שעות העבודה היא דרך טובה למדוד את הפרודוקטיביות של עובדים שמעורבים בתהליכי מכירה או שירות לקוחות. עם זאת, מדד זה לא תמיד מתאים לרוב העובדים, במיוחד בתפקידים שאינם קשורים ישירות למכירות או להכנסות.

לכן, מומלץ להגדיר מדדים נוספים, כגון:

• עמידה ביעדים יומיים או חודשיים
• איכות העבודה המבוצעת
• זמן תגובה למשימות
• יעילות בשימוש במשאבים ובכלים טכנולוגיים

כך תוכל למדוד את הפרודוקטיביות בצורה מקיפה יותר, לזהות במדויק סיבות לירידה בתפוקה, ולספק לעובדים את התמיכה הדרושה לשיפור ביצועיהם.

מדדי הפריון הנפוצים ביותר

1. שעות עבודה בפועל:
אל תתבלבל בין מספר השעות שעובד נמצא במשרד או מחובר למחשב לבין שעות העבודה האמיתיות שהוא מקדיש לביצוע המשימות שלו. נוכחות אינה זהה לזמן עבודה אפקטיבי, וניטור נכון יעזור לך להבדיל בין השניים.

2. איזון בין פרויקטים למשימות אדמיניסטרטיביות:
משימות כמו שליחת דוחות, הכנת מצגות, השתתפות בפגישות ומיון אימיילים הן חשובות, אך לא צריכות לתפוס את רוב זמן העבודה של העובד. כדאי לבחון גם אם כל הפגישות בלוח הזמנים באמת נחוצות. אם עובדיך אינם בתפקידי ניהול, ייתכן שיש מקום לעזור להם לצמצם משימות מנהלתיות ולאפשר להם יותר זמן לעבודה על המשימות המרכזיות שלהם.

3. זמן המוקדש להסחות דעת מקוונות:
מעקב אחר הזמן שעובדים מבלים ברשתות חברתיות, באתרי חדשות ובפעילויות אישיות אחרות יספק לך תובנות על מידת הריכוז והמעורבות של העובדים. אין צורך לאסור לחלוטין על שימוש אישי ברשת, אך כדאי לוודא שההתמקדות העיקרית של העובדים תהיה במשימות העבודה עצמן.

4. הזמן הנדרש למשימות שגרתיות:
השוואת הזמן שעובדים שונים או מחלקות שונות מקדישים למשימות דומות יכולה לספק מידע רב על היעילות בארגון. ניתוח מסוג זה יאפשר לך לזהות נקודות חוזק, נקודות חולשה והזדמנויות לשיפור או לייעול תהליכים.

בעת מדידת פרודוקטיביות, חשוב לזכור שלא הכול ניתן למדידה כמותית. גורמים כמו איכות העבודה, הכשרות, למידה עצמית, או עבודת צוות עשויים להיות מורכבים יותר להערכה במספרים מדויקים, אך בכל זאת חשובים מאוד. למרות זאת, ניטור אינדיקטורים כמותיים יכול להצביע על בעיות ספציפיות בתפוקה שדורשות את תשומת לבך.

שימוש בניטור פעילות משתמשים (UAM) ככלי לשיפור הפרודוקטיביות

ארגונים רבים בישראל מיישמים ניטור פעילות עובדים באמצעות מצלמות אבטחה, מערכות בקרת כניסה ואפילו הקלטת שיחות טלפון. עם זאת, שיטות אלו מוגבלות, במיוחד כאשר מדובר בעובדים מרוחקים. בנוסף, שיטות אלו אינן מתאימות לניטור העבודה הנעשית במחשב, שהיא כיום חלק משמעותי מהפעילות בארגונים רבים.

הטמעה של פתרון UAM (ניטור פעילות משתמשים) מאפשרת לך להשלים את התמונה המלאה ולהבין בדיוק כיצד העובדים שלך מנצלים את זמנם מול המחשב. שימוש נכון בפתרונות מסוג זה עשוי להוביל לאפקט הות'ורן (Hawthorne effect): ברגע שעובדים מודעים לכך שהם מנוטרים, הם נוטים להיות מודעים יותר לפעילותם ומתרכזים יותר בביצוע משימותיהם.

היתרונות המרכזיים של שימוש בפתרון ניטור פעילות משתמשים כוללים:

• איתור מהיר של גורמים לפרודוקטיביות נמוכה
• זיהוי דפוסי עבודה ושימוש יעיל במשאבי הארגון
• יצירת סביבה ארגונית ממוקדת ויעילה יותר

על ידי שימוש מושכל בפתרונות ניטור, תוכל לשפר באופן ניכר את תפוקת העובדים שלך ולהבטיח הצלחה ארוכת טווח לארגון.

כיצד לאסוף נתונים על מדדי פרודוקטיביות באמצעות פתרון לניטור פעילות משתמשים (UAM)

ניתן למדוד את מדדי הפרודוקטיביות של העובדים בעזרת מגוון תכונות מתקדמות של פתרונות UAM. הנה כמה תכונות של מערכת Syteca, שיסייעו לך לקבל תמונה ברורה ואמינה על התפוקה של העובדים שלך:

1. ניטור מסך בזמן אמת

הקלטת המסך של כל סשן מאפשרת מעקב ישיר, בזמן אמת, אחר מה שהמשתמש עושה בכל רגע נתון.
כשמערכת Syteca מזהה חריגות, התנהגות בלתי הולמת או חשד לפגיעה באבטחה, היא מתריעה מיידית למנהל עם תיעוד ברור של האירוע, כולל קישור לסשן. הניטור פועל בכל נקודות הקצה, גם כשהן מחוברות לרשת וגם כשאינן מחוברות.

2. מעקב אחרי שימוש באפליקציות וזמן העבודה בפועל

Syteca מספקת לך תמונת מצב מדויקת של השימוש ביישומים השונים בארגון. המערכת תציג לך אילו תוכנות נמצאות בשימוש, למשך כמה זמן, ובאילו שעות. כמו כן, תכונת תיעוד הקשות המקלדת מאפשרת לך לזהות דפוסי התנהגות לא תקינים, כגון עיסוק בפעילות אישית במקום במשימות העבודה.

3. ניטור פעולות משתמשים באינטרנט

Syteca מאפשרת לעקוב באופן מפורט אחר האתרים בהם העובדים שלך מבקרים, כולל משך השהייה בכל אתר ותדירות השימוש. כך תוכל להבדיל בין שימוש מזדמן ולגיטימי לבין התנהגות מתמשכת שאינה קשורה לעבודה ופוגעת בפרודוקטיביות.

4. ניטור וניהול התקני USB

Syteca מאפשרת לך לדעת בכל רגע איזה התקן USB מחובר למחשבי העובדים. הפלטפורמה מאפשרת חסימה אוטומטית של התקני USB לא מורשים, וכך מצמצמת באופן משמעותי סיכון לדליפת נתונים או התקנת תוכנות לא רצויות.

5. ניתוח התנהגות משתמשים (UBA)

Syteca עושה שימוש בטכנולוגיית ניתוח התנהגות משתמשים וישויות (UEBA) כדי לזהות חריגות בדפוסי ההתנהגות של עובדים ולהתריע בפני צוותי אבטחת המידע או מנהלי הצוותים. המערכת יוצרת בסיס של פעילות נורמלית ומזהה חריגות שעלולות להצביע על פעילות זדונית או בעיות פרודוקטיביות.

באמצעות הנתונים הנאספים, ניתן לזהות ולתגמל עובדים מצטיינים ולחקור ביעילות את הסיבות להתנתקות או לפריון נמוך בקרב עובדים מסוימים. עם זאת, חשוב לזכור כי שימוש בניטור פעילות העובדים עלול לעורר חששות בקרבם. לכן, מומלץ לנהל את התהליך בשקיפות, להסביר לעובדים את מטרות הניטור ולהדגיש את חשיבותו לשמירה על אבטחת המידע והפרודוקטיביות בארגון.

איך להפיג את חששות העובדים מהניטור

התחל ביידוע כל העובדים על כך שאתה עומד להתקין תוכנת ניטור, ופרט להם מראש אילו סוגי נתונים ייאספו וכיצד ישמשו.

הסבר לעובדים שהמטרה העיקרית של הניטור היא לשפר את יעילות העבודה שלהם, ולא לפקפק באמינותם. עובדים רבים עשויים לראות במעקב מתמיד סימן לחוסר אמון מצד ההנהלה. הדרך הטובה ביותר להתמודד עם תחושה זו היא להדגיש כיצד הנתונים משמשים לשיפור תהליכי ניהול, להקלה על עומסי העבודה ולייעול המשימות.

כמו כן, חשוב ליישם בקרות אבטחה שיגנו על הנתונים שנאספו במהלך הניטור. באופן טבעי, איסוף הנתונים עלול לכלול מידע אישי ורגיש על העובדים, ולכן הטיפול בהם חייב להיות קפדני ובטוח. העובדים ירגישו בטוחים יותר ופחות מודאגים כאשר יידעו שהמידע שלהם מוגן היטב.

טיפים לשיפור הפרודוקטיביות באמצעות ניטור פעילות משתמשים

הפחתת הסחות דעת ברשת. תוכנת ניטור מאפשרת לזהות אתרים ואפליקציות שאינם קשורים לעבודה. אפשר להשתמש בכלי בקרת גישה כדי להגביל את הגישה אליהם, אבל יש להתאים את המגבלות לתפקיד העובד. למשל, מפתח תוכנה כנראה אינו זקוק לגישה לרשתות חברתיות, אבל עבור מנהל מדיה חברתית הגישה הכרחית.

איזון עומסי עבודה. הקלטת וידאו של פעילות המשתמש מאפשרת למדוד באופן אובייקטיבי כמה זמן נדרש לכל משימה. כך אפשר לזהות את העובדים המתאימים ביותר למשימות מסוימות ולנהל טוב יותר את עומסי העבודה. בנוסף, אפשר לתכנן פגישות והפסקות בהתאם לשעות הפרודוקטיביות והפחות פרודוקטיביות ביום.

הכשרת עובדים. חוסר ידע או כישורים עלול להוביל לירידה בפרודוקטיביות. הקלטות סשנים יכולות לשמש להכשרת עובדים חדשים ולהדגמת טעויות נפוצות בהדרכות תקופתיות.

ניהול מחלוקות. באמצעות נתוני ניטור אפשר לבחון כיצד העובדים מתקשרים עם לקוחות ולוודא שהם עומדים בסטנדרטים של הארגון. במקרה של מחלוקת, הנתונים יכולים לשמש ראיה מוצקה.

ניהול עובדים מרחוק. עבודה מרחוק מועילה לארגון, אבל עובדים מרוחקים פגיעים יותר לאיומי אבטחת מידע. ניטור סביבות של שולחן עבודה וירטואלי (VDI) עוזר לוודא שהעובדים המרוחקים נשארים מאובטחים ופרודוקטיביים.

תיעוד התנהגות בעייתית. זיהוי מוקדם של התנהגות לא נאותה מסייע למנוע בעיות אבטחה וירידה בתפוקה. באמצעות ניטור התנהגות אפשר לאתר איחורים כרוניים, למנוע דליפות של מידע רגיש ולצמצם סיכונים להטרדה.

שיפור הניהול. תוכנת ניטור מאפשרת למנהלים לזהות בקלות בעיות ספציפיות כמו דחיינות, חוסר כישורים או סדר עדיפויות לקוי. Syteca, למשל, שולחת התראות עם קישור ישיר לסשן של המשתמש, כך שאפשר לטפל בבעיות בזמן אמת.

חיזוק מורל העובדים. ניתוח נתוני הניטור מאפשר לזהות נהלים לא יעילים ופעילויות שמבזבזות זמן, ולהציע שיפורים שיהפכו את סביבת העבודה לנוחה ונעימה יותר. כך עולים גם המורל וגם הפרודוקטיביות.

סיכום

ניטור פרודוקטיביות מאפשר לארגונים לזהות ולפתור בעיות בזמן אמת, לאסוף נתונים חיוניים, ולשפר תהליכים פנימיים. Syteca היא פלטפורמה מקיפה שכוללת ניטור פעילות משתמשים, ותומכת בפלטפורמות Windows, Linux, macOS ועוד. המערכת:

• עוקבת אחר פעולות משתמשים בנקודות קצה פנימיות ומרוחקות
• שומרת רשומות בפורמט יעיל וקל לחיפוש
• מתריעה על פעילויות חריגות וחשודות

עם תמיכה רחבה במערכות הפעלה, פריסה מהירה בפחות מ-20 דקות, ויכולת ניטור של אלפי נקודות קצה, Syteca היא כלי אידיאלי לשיפור פרודוקטיביות העובדים.