איך לנטר עובדים בצורה יעילה: 7 שיטות מומלצות לעבודה

ניטור עובדים במקום העבודה חיוני לשמירה על אבטחה בתעשיות רבות, אך חשוב להכיר את המכשולים האפשריים. איזון בין ניטור במקום העבודה לבין אמון העובדים ועמידה בחוק יכול להיות מאתגר.

במאמר זה נציג שבע שיטות עבודה מומלצות שיעזרו לכם לוודא שהניטור משפר את האבטחה ומגביר את הפרודוקטיביות, תוך עמידה בחוקים ובתקנות הרלוונטיים וכיבוד פרטיות העובדים.

מהו ניטור עובדים?

ניטור עובדים הוא תהליך של פיקוח על פעולות העובדים ואיסוף נתונים עליהן, במשרדים ובסביבות עבודה היברידיות. ניטור פעילות העובדים עוזר לארגונים להבין את הרגלי העבודה של הצוות, את השימוש במערכות ובאפליקציות ואת האינטראקציות עם נתונים רגישים. כדי להקל על התהליך, מעסיקים עשויים להטמיע כלים למדידת זמן עבודה, פתרונות לרישום פעילות ותוכנות להקלטת פעילות המסך.

ניטור עובדים במקום העבודה יכול לשרת מטרות שונות. ארגונים רבים מנטרים עובדים כדי לשמור על רמת פרודוקטיביות גבוהה, לנהל סיכוני אבטחה ולוודא שהעובדים מקיימים את מדיניות החברה. לצד היתרונות המעשיים האלה יש גם אתגרים, ולכן חשוב לבחון מקרוב את שני הצדדים של המטבע.

יתרונות המעקב אחר עובדים

כאשר הוא נעשה כראוי, מעקב עובדים יכול להועיל לארגון בדרכים רבות. נבחן את היתרונות המרכזיים של מעקב עובדים לארגונים.

יתרונות המעקב אחר עובדים

אבטחה משופרת

מעקב אחרי עובדים מסייע להגן על ארגונים מפני סיכונים פנימיים שעלולים לגרום לשימוש לרעה במידע ארגוני יקר, שיבושים תפעוליים, חבלה, בעיות משפטיות ועוד השלכות שליליות רבות. פתרונות מעקב ייעודיים יכולים לזהות פעילות חריגה של משתמשים ולהודיע מיד לאנשי אבטחה, ובכך לאפשר להם להגיב במהירות.

ייעול מאמצי עמידה בדרישות

חוקים ותקנות רבים, כמו HIPAA וה-GDPR, דורשים מחברות ליישם אמצעי אבטחה רלוונטיים כדי להגן על מידע רגיש ולמנוע דליפות, שימוש לרעה וגניבה של נתונים. פתרונות מעקב במקום העבודה מאפשרים לארגונים לפקח על האופן שבו עובדים מטפלים במידע רגיש ולייעל את העמידה בדרישות אלה.

עלייה בפרודוקטיביות ובביצועים

חברות רבות רוצות להבטיח שעובדיהן מנצלים את זמנם בצורה פרודוקטיבית. פתרונות פרודוקטיביות לעובדים מודרניים וכלים לניטור שולחנות עבודה וירטואליים יכולים לקבוע עד כמה עובדים מבצעים את עבודתם ביעילות על ידי חישוב שעות המוקדשות למשאבים ולאפליקציות הקשורים לעבודה. בנוסף, מעקב אחרי עובדים מאפשר לארגונים לזהות את החוזקות והחולשות של עובדיהם, ולספק משוב ממוקד לשיפור ביצועי העובדים.

אופטימיזציה של תהליכים עסקיים

מעקב אחרי עובדים מספק לארגונים תובנות מועילות בנוגע ליעילות התפעולית שלהם. על ידי זיהוי צווארי בקבוק שעובדיכם נתקלים בהם במהלך העבודה, תוכלו לזהות נהלים או כלים לא יעילים בארגון שלכם. עם תובנות אלו, תוכלו לאפשר למנהלים שלכם לשפר את יעילות התהליכים העסקיים.

חסרונות של ניטור עובדים

למרות שניטור עובדים יכול לעזור לארגונים בדרכים רבות, יש לו גם חסרונות. להלן הנפוצים ביותר:

משאבים תובעניים

הטמעת מעקב אחר עובדים בארגון דורשת השקעות משמעותיות במשאבים. בראש ובראשונה, יש צורך בטכנולוגיה ייעודית לביצוע המעקב. יש לערב צוות שיחקור מוצרים וימצא את פתרון המעקב המתאים לארגון שלכם. לאחר מכן, יש לפרוס את הפתרונות הללו ולתחזק אותם באופן שוטף כדי להבטיח את פעילותם התקינה.

חוסר אמון של העובדים

כאשר עובדים אינם מקבלים מידע מלא על הסיבות למעקב אחריהם, הם עשויים לחשוב שאתם מפקפקים בכישורים או בכוונות שלהם. הדבר עלול ליצור תחושת חוסר אמון ביניכם לבין כוח העבודה שלכם. בתורו, זה עשוי להשפיע באופן שלילי על שביעות רצון בעבודה ומורל, דבר שיכול להיות מזיק לתרבות במקום העבודה ולפרודוקטיביות הצוותית הכוללת.

חששות לגבי פרטיות המשתמש

גם אם הצוות שלכם מרגיש בנוח עם מעקב, ייתכן שעדיין יהיו להם חששות לגבי פרטיות המידע שלהם, שכן הקו בין פיקוח לחדירה עשוי לעיתים להיטשטש. עובדים עשויים לדאוג כמה מהפעילות הדיגיטלית שלהם נעקבת והאם ההודעות הפרטיות שלהם, לדוגמה, נראות. בנוסף, הם עשויים לתהות עד כמה המידע שלהם מאוחסן בצורה מאובטחת, למי יש גישה אליו, והאם ניתן לשתף אותו עם צדדים שלישיים ללא ידיעתם או הסכמתם.

סוגיות משפטיות אפשריות הקשורות לניטור עובדים

לפני תכנון הטמעת מעקב אחר עובדים בארגון שלכם, עליכם לוודא שהמעקב אחר עובדים במקום העבודה הוא חוקי בהתאם לחוקים ולתקנות החלים. החוקיות של מעקב אחר עובדים ופרטיות במקום העבודה משתנה ממדינה למדינה. בעוד שחלקן אינן כוללות חוקים ספציפיים בנושא מעקב, הן עשויות להטיל חוקים מחמירים על פרטיות אישית.

בחלק מהמדינות, למשל במדינות האיחוד האירופי, באוסטרליה ובקנדה, דיני הפרטיות והעבודה מחייבים לכל הפחות שקיפות והודעה מוקדמת לעובדים לפני ניטור, ולעיתים גם דרישות נוספות כמו התייעצות עם נציגות העובדים. כדי להימנע מבעיות משפטיות, בדקו את הדרישות בכל מדינה שבה אתם פועלים.

בבריטניה, לפי הנחיות הרשות להגנת המידע (ICO), מעסיקים רשאים לנטר עובדים כשהניטור חוקי, הוגן ושקוף. יש ליידע את העובדים על כל ניטור, בצורה נגישה וברורה, ולבצע הערכת השפעה על הפרטיות (DPIA) לפני ניטור שעלול ליצור סיכון גבוה, למשל ניטור הקשות. ה-ICO מציין שהסכמה בדרך כלל אינה בסיס חוקי מתאים לניטור עובדים, בגלל פערי הכוחות ביחסי העבודה.

בישראל, בית הדין הארצי לעבודה קבע בפסק הדין בעניין איסקוב ענבר (ע״ע 90/08, 2011) שניטור של מעסיק צריך לעמוד בעקרונות של לגיטימיות, מידתיות, שקיפות וצמידות למטרה, ושעל המעסיק לקבוע מדיניות ברורה בנושא ולהביא אותה לידיעת העובדים.

מעקב אחר עובדים הוא בדרך כלל חוקי בארצות הברית ברמה הפדרלית, ולעסקים מותר לעקוב אחר מה שעובדים עושים בציוד שניתן להם על ידי הארגון אך אסור לעקוב אחר תקשורת אישית. רוב המדינות אינן דורשות מהמעסיקים להודיע לעובדים על מעקב אחריהם. עם זאת, בקונטיקט, דלאוור וניו יורק, חוקי המדינה מחייבים מעסיקים לשלוח הודעות לצוותם לפני עיסוק במעקב אלקטרוני.

הדרך הטובה ביותר היא להתייעץ עם עורך דין כדי לבדוק אם החוקים באזורכם מתירים מעקב אחר עובדים, דורשים הודעות בכתב, או מטילים הגבלות כלשהן על סוגי המידע שניתן לעקוב אחריהם.

סוגי ניטור עובדים

קיימות דרכים רבות לעקוב אחר עובדים. עם זאת, לפני שתחליטו איזה פתרון מעקב לבחור ואילו פרקטיקות ליישם, עליכם להחליט איזה סוג מעקב ברצונכם ליישם.

הנה הסוגים הנפוצים ביותר של מעקב:

מעקב אחר זמן עבודה

מעקב אחר זמן עבודה מסייע לארגונים לעקוב כיצד העובדים משתמשים בשעות העבודה שלהם ומקצים אותן למשימות שונות. סוג מעקב זה מאפשר למנהלים לראות מתי עובדים מאחרים לעבודה, עוזבים מוקדם או מחסירים משמרות, מה שעוזר להעריך נוכחות בצורה מדויקת ולחשב שכר.

מעקב אחר שיחות טלפון

מעקב אחר טלפונים ושיחות פופולרי במיוחד במרכזי שירות. עם זאת, ניתן ליישמו גם בחברות אחרות שבהן ביצוע שיחות טלפון הוא חלק מהעבודה. הקלטת שיחות טלפון מסייעת לחברות להעריך את ביצועי העובדים, לשפר את שירות הלקוחות ולאתר טעויות במקרה של אירוע.

מעקב וידאו

מעקב וידאו פועל רק בסביבת משרד. הקלטת פעילויות עובדים באמצעות מצלמות וידאו יכולה לסייע למעסיקים להבטיח את בטיחות מקום העבודה ולמנוע התנהגות לא הולמת. זה גם עוזר לאסוף ראיות לחקירת אירועים.

מעקב אחר מחשבים

מעקב אחר מחשבים מאפשר למעסיקים לעקוב אחר הפרודוקטיביות של עובדים במשרד ובמרחוק ולהבטיח שהם אינם מזניחים את מדיניות האבטחה, מבקרים באתרים מפוקפקים, מגיבים למיילים חשודים או מבצעים פעולות זדוניות. סוג מעקב זה עשוי לכלול מעקב אחר שימוש במיילים, אתרים ואפליקציות, וכן רישום הקשות מקלדת והקלטת מסך.

שיטות העבודה הטובות ביותר לניטור עובדים

ניטור עובדים אפקטיבי הוא יותר מאשר רק מעקב אחרי פעילות. שיטות העבודה הטובות הבאות יכולות לעזור לכם לוודא שתהליך הניטור שלכם לא רק משרת את מטרותיו הישירות, אלא גם מכבד את הפרטיות, מפחית סיכונים משפטיים, ותומך בתרבות עבודה חיובית.

1. יצירת מדיניות ניטור ברורה

כאשר אתם מנטרים את הצוות שלכם, חשוב להקים מדיניות ברורה ושקופה. עליכם להסביר כיצד הניטור מתבצע, מה מטרותיו, ואיך מגנים על נתוני העובדים. המדיניות הכתובה שלכם צריכה לכלול מידע על אילו נכסים שלכם מנוטרים, וכללים לשימוש באותם נכסים. ודאו שעובדיכם מכירים את המדיניות ומקפידים עליה.

2. מיפוי תקנות רלוונטיות

מפו את כל החקיקה המדינתית והפדרלית בנוגע לניטור עובדים ופרטיות עובדים החלה על הארגון שלכם, כגון חוק פרטיות בתקשורת אלקטרונית (ECPA), התקנה הכללית להגנת נתונים (GDPR), ו חוק הגנת המידע האישי ודוקומנטים אלקטרוניים (PIPEDA). פתחו אסטרטגיה לעמידה בחקיקה הרלוונטית. בדקו באופן קבוע עדכונים בחקיקה וסקרו את אסטרטגיית העמידה כדי להימנע מקנסות פוטנציאליים ונזק למוניטין.

3. הודעה לעובדים

הבהירו מה אתם מנטרים ולמה הניטור חשוב לארגון שלכם. הציגו את מערכת הניטור לעובדים: הסבירו כיצד היא פועלת, ציינו את היתרונות שלה, ארגנו הדרכה וענו על שאלות שעשויות להתעורר. גם אם שליחת הודעות בכתב לעובדים אינה נדרשת על פי החוק, הודעה לעובדים על כך שהם עומדים להיות מנוטרים היא פרקטיקה טובה שתורמת ליצירת אווירה בריאה בארגון.

4. הגבלת הניטור

ודאו שאתם נמנעים מניטור מיותר ואוספים רק את הנתונים הדרושים. העובדים עשויים להרגיש חרדה כאשר כל צעד שלהם מנוטר, ולכן תהליך הניטור לא צריך להימשך לנקודה שבה הוא ייראה כמעקב חשאי. אספו רק את המידע הנחוץ להשגת המטרות שלכם.

5. כיבוד פרטיות העובדים

הגדירו גבולות ברורים על ידי הגבלת הניטור לשעות העבודה בלבד. דוא"ל אישי של עובדים וצורות תקשורת אישיות אחרות לא אמורות להיות חלק ממסגרת הניטור. ודאו שאינכם מקליטים מידע רגיש כמו סיסמאות ופרטי כרטיסי אשראי. יישום טכניקות של אנונימיזציה על הנתונים שנאספים במהלך הניטור גם מסייע בהגנה על פרטיות העובדים.

6. אבטחת הנתונים שנאספו

ודאו שכל נתוני העובדים שנאספו במהלך תהליך הניטור מאובטחים כראוי. הגבילו ושלטו במי שיכול לגשת לנתונים שנאספו באמצעות אמצעי אוטנטיקציה וניהול גישה מאובטחים. בנוסף, שקלו ליישם הצפנה על הנתונים כך שהם לא ייחשפו גם אם ייגנבו.

7. שימוש בתוכנה ייעודית

כאשר בוחרים פתרון תוכנה לניטור עובדים, קחו בחשבון את סוג הפעילויות שצריך לעקוב אחריהן. נתחו בקפידה את הכלים הזמינים בשוק ואת הפיצ'רים שלהם כדי למצוא את ההתאמה הטובה ביותר. חפשו תוכנה שתשולב בצורה חלקה עם הכלים הקיימים שלכם ולא תפריע לתהליכים או לזרימות העבודה של העובדים. זה גם מועיל אם התוכנה כוללת הגנה מובנית מפני ניסיונות להשבית או לעקוף את תהליך הניטור.

שימוש ב-Syteca לניטור עובדים במקום העבודה

Syteca היא פלטפורמת אבטחת סייבר מקיפה המספקת ניטור אפקטיבי של נקודות קצה ומעקב עובדים. הפלטפורמה משלבת ניטור מתקדם של פעילות משתמשים (UAM) עם ניהול גישה פריבילגית חזק (PAM) כדי לעקוב אחר פעולות עובדים ולשלוט בגישה של משתמשים, ובכך מאבטחת את הנתונים הרגישים של הארגון והעובדים.

1. הקלטת סשן משתמש: הקלט את פעילות העובד על המסך ותעד מטא-דאטה רלוונטי, כמו שמות של יישומים פתוחים וחלונות פעילים, כתובות URL שביקרו בהן, הקשות מקלדת, התקני USB מחוברים, פקודות שהוזנו (למערכות Linux), וכו'. הקלט קלט ופלט אודיו, אם נדרש.
2. דשבורדים לניהול פרודוקטיביות עובדים: קבל תובנות על פרודוקטיביות עובדים במבט אחד. השתמש בדשבורדים חזותיים ומאורגנים בקלות עם מידע שימושי, כמו היחס בין זמן פעיל לזמן לא פעיל, היישומים והאתרים הפופולריים שנפתחו, ופרודוקטיביות כללית של עובדים.
3. דוחות פעילות משתמש: צור יותר מ-20 סוגים של דוחות כדרך נוחה לעקוב אחר פעילות משתמש ופרודוקטיביות עובדים. התממשק בצורה חלקה עם Microsoft Power BI כדי לארגן את הנתונים בצורה אינטראקטיבית וידידותית למשתמש.
4. התראות ותגובה לאירועים: הגיב במהירות כאשר התנהגות עובדים שונה מקו הבסיס הרגיל עם התראות בהתבסס על כללים ותגובות אוטומטיות לפעילות חשודה.
5. מסנני ניטור: הפחת את היקף איסוף הנתונים ויישם ניטור עובדים אתי על ידי הגבלת השעות בהן מתקיים הניטור, והוצאת פעילות של משתמשים, כתובת IP, או יישומים מהתהליך, והפחתת ניטור הקשות מקלדת.
6. פסאודונימיזציה של נתוני עובדים: החלף כל מידע אישי מזהה שנאסף במהלך תהליך הניטור בכינויים כדי להגן עליו מפני שימוש לרעה ופגיעות. חשוף את הזהויות המקוריות בצורה מאובטחת כאשר הדבר נדרש לצורך חקירה.
7. הצפנת נתונים: הגן על הנתונים שנאספו באמצעות הצפנת AES-256 לשיפור ההגנה מפני גישה לא מורשית.
8. ניטור רציף: נטר את פעילות העובדים ללא הפסקה. המשך לאסוף נתונים גם אם חיבור הרשת שלך אובד, ושלח את הנתונים לאחסון המרכזי ברגע שהחיבור יתחדש. מנע מהעובדים לשבש את תהליך הניטור, לדוגמה, על ידי הסרת הלקוח או עריכת רכיבי הפתרון.

Syteca מציעה ניטור שולחן עבודה מרחוק ותומכת בטווח הרחב ביותר של פלטפורמות בהשוואה לכל פתרון ניטור אחר בשוק. הפתרון תומך ב-Windows, macOS, VMware, Citrix, Linux/Unix, ו-X Window System.

לשם אבטחה מלאה, Syteca גם מספקת כלים לניהול זהויות משתמש, אבטחת פרטי ההזדהות של העובדים, ניטור ספקים חיצוניים, חקירת תקריות אבטחה, ועמידה בדרישות אבטחת IT.

סיכום

ניטור עובדים חשוב לאבטחת הנתונים שלך ולשמירה על פרודוקטיביות העובדים הכללית. עם זאת, תמיד יש לגשת לתהליך הניטור בצורה חכמה.

אימוץ פרקטיקות מיטביות לניטור עובדים ופתרונות ניטור מתקדמים יכול לעזור לארגון שלך לנטר את העובדים באופן אחראי וחוקי תוך קידום סביבת עבודה שקופה שמבוססת על אמון.

הטמעת Syteca לניטור עובדים במקום העבודה יכולה להפוך את ההבנה של פעילות העובדים לפחות מאתגרת ויותר יעילה.