מהו Shadow IT?
Shadow IT מתייחס לשימוש במערכות, תוכנות, מכשירים או שירותים טכנולוגיים בתוך הארגון ללא אישור או פיקוח של מחלקת ה-IT.
📌 דוגמאות נפוצות:
✔️ שירותי ענן לא מאושרים (למשל, אחסון קבצים בגוגל דרייב או Dropbox ללא הרשאה).
✔️ אפליקציות להעברת מסרים שלא נבדקו על ידי מחלקת אבטחת המידע.
✔️ שימוש במכשירים פרטיים (BYOD) ללא הגדרת מדיניות אבטחה ברורה.
איך Shadow IT הפך לבעיה מרכזית?
🔹 מגפת 2020 האיצה את העבודה מרחוק, וכתוצאה מכך עובדים החלו להשתמש בכלים לא מאושרים כדי לשפר את הפרודוקטיביות.
🔹 גם כאשר עובדים מתרגלים לכללי אבטחת מידע, הם עלולים למצוא דרכים לעקוף אותם – מה שיוצר סיכון משמעותי לחשיפה של נתונים קריטיים.
💡 במאמר זה נבחן מדוע עובדים פונים לשימוש ב-Shadow IT, מהם הסיכונים המרכזיים לאבטחת הארגון, ונציג 6 דרכים לטיפול בתופעה בצורה יעילה.
הגדרת Shadow IT לפי Gartner
Shadow IT מתייחס לשימוש במערכות, אפליקציות או שירותים טכנולוגיים בתוך הארגון ללא אישור או פיקוח של מחלקת ה-IT. לפי Gartner, קיימים ארבעה מקורות נפוצים ל-Shadow IT:
1. פתרונות אחסון קבצים
עובדים נדרשים לשתף קבצים, תיקיות וצילומי מסך, אך לעיתים עושים זאת דרך שירותים לא מאובטחים.
- Lightshot – מאפשר לכידת מסך, אך התמונות נגישות לציבור ועלולות להיחשף לגורמים חיצוניים.
- Dropbox ו-Google Drive אישיים – שימוש לא מפוקח בשירותים אלו עלול לגרום לחשיפה לא מכוונת של נתונים רגישים.
2. כלי פרודוקטיביות, שיתוף פעולה וניהול פרויקטים
כלים מקוונים לניהול משימות ושיתוף פעולה משמשים לשיפור העבודה, אך אינם תמיד עומדים בתקני אבטחת מידע.
- Trello, Asana – מאפשרים שיתוף מידע אך אינם מספקים שליטה מספקת על הרשאות וגישה.
- Zoom – שיחות עבודה יכולות להיות חשופות לגורמים לא מורשים אם אין הגדרות אבטחה מתאימות.
3. אפליקציות מסרים
השימוש במסנג'רים לצרכים מקצועיים עלול להוביל לדליפות מידע.
- WhatsApp, Signal, Telegram – אפליקציות מסרים פרטיות שאינן מפוקחות ארגונית עלולות להוות נקודת תורפה משמעותית.
- שיתוף מידע עסקי במסנג'רים שאינם מאובטחים חושף את הארגון לסיכוני אבטחת מידע וגניבת נתונים.
4. שירותי דואר אלקטרוני
העובדים משתמשים במייל אישי וארגוני במקביל, ולעיתים שולחים נתונים רגישים למקומות הלא נכונים.
- בלבול בין כתובות דוא"ל עלול להוביל לחשיפה של מידע מסווג.
- שליחת מיילים ללא הצפנה או הגנות מתאימות עלולה לחשוף נתונים רגישים לגורמים חיצוניים.
כדי למנוע את הסיכונים הללו, יש לוודא שעובדים משתמשים אך ורק בכלים מאושרים ומנוהלים על ידי מחלקת ה-IT.
מדוע עובדים משתמשים ב-Shadow IT?
כדי להתמודד ביעילות עם סיכוני Shadow IT, יש להבין מדוע עובדים פונים לפתרונות IT לא מאושרים מלכתחילה.
ברוב המקרים, עובדים רואים את הכלים הרשמיים של הארגון כלא יעילים ומחפשים חלופות שיאפשרו להם לעבוד מהר יותר ולשפר את הפרודוקטיביות. במקרים אחרים, עובדים מעדיפים להשתמש בתוכנות ושירותים מוכרים איתם הם מרגישים נוחות ושליטה רבה יותר.
הסיבות השכיחות לשימוש ב-Shadow IT
- חוסר שביעות רצון מהתוכנות המאושרות – העובדים חווים את הכלים הזמינים כמיושנים או מגבילים.
- מורכבות וחוסר נוחות – פתרונות IT מאושרים עשויים להיות מסורבלים ולא אינטואיטיביים, מה שגורם לעובדים לחפש חלופות ידידותיות יותר.
- חוסר תאימות למכשירים – חלק מהתוכנות המאושרות אינן נתמכות במכשירים האישיים של העובדים, מה שדוחף אותם להשתמש באלטרנטיבות.
- חוסר מודעות לסיכוני אבטחת מידע – עובדים רבים לא מבינים את הסכנות הכרוכות בשימוש בטכנולוגיות בלתי מאושרות, ולכן לא רואים בכך בעיה.
כדי לצמצם את התופעה, ארגונים צריכים לספק פתרונות יעילים ונוחים לשימוש, לצד העלאת מודעות לסיכונים הכרוכים בשימוש ב-Shadow IT.
כפי שניתן לראות, אחת הבעיות הנפוצות היא שהתשתית הארגונית פועלת באיטיות ומקשה על תהליכי העבודה היומיומיים. בנוסף, משתמשים רבים אינם מודעים לכך שהם משתמשים ב-Shadow IT ואינם מבינים את הסיכונים הכרוכים בכך. לכן, במקום לפנות למחלקת ה-IT לקבלת סיוע, עובדים נוטים להשתמש בתוכנות ושירותים לא מאושרים כדי להקל על עבודתם.
מדוע חשוב לעקוב אחר Shadow IT?
מהם הסיכונים הכרוכים בכך?
שימוש בתוכנות ומכשירים לא מאושרים בתוך הרשת הארגונית יוצר אתגרים משמעותיים למחלקות אבטחת המידע.
באפריל 2021, Insight Global הודתה כי פרטים אישיים של תושבים מפנסילבניה דלפו לגורמים שלישיים. הדליפה נגרמה עקב שימוש לא מבוקר בחשבונות Google לצורך שיתוף מידע. המידע שנחשף כלל שמות, כתובות דוא"ל ופרטים רגישים שנדרשו לשירותים חברתיים.
פערי אבטחה הנגרמים מ-Shadow IT יכולים גם לספק לתוקפים הזדמנויות חדשות. האקרים עלולים להשתלט על מכשיר פגיע המחובר לרשת – בין אם זה מחשב אישי או סמארטפון – ולהשתמש בו לגניבת נתונים או לביצוע מתקפת DDoS.
להלן שישה סיכונים ואתגרים מרכזיים הנובעים משימוש ב-Shadow IT.
חוסר שליטה ב-Shadow IT
כאשר מחלקת ה-IT אינה מודעת לכלל התוכנות והשירותים הפועלים ברשת הארגונית, היא אינה יכולה לוודא את בטיחותם או להגן על נכסי הארגון מפני איומים. חוסר שליטה זה מגדיל את שטח התקיפה של הארגון ומקשה על ניהול סיכוני סייבר.
אובדן ודליפת נתונים
שימוש בפתרונות Shadow IT עלול להוביל לחשיפת מידע לעובדים שאין להם הרשאה מתאימה. בנוסף, קיימת סכנה לאובדן נתונים קריטיים, שכן תוכנות בלתי מאושרות אינן תמיד מגובות, והעובדים עשויים שלא ליישם אסטרטגיות שחזור נתונים. במקרים כאלה, נתונים חיוניים עלולים להיעלם ללא אפשרות שחזור.
חולשות וטעויות לא מתוקנות
ספקי תוכנה משחררים עדכוני אבטחה שוטפים כדי לתקן חולשות שהתגלו במוצריהם. מחלקת ה-IT אחראית לעקוב אחר עדכונים אלו וליישם אותם בזמן. אולם, כאשר מדובר ב-Shadow IT, מנהלי המערכת אינם מודעים לכל הכלים והמכשירים בהם נעשה שימוש, ולכן אינם יכולים לוודא שהם מעודכנים ומאובטחים.
בעיות תאימות
Shadow IT עלול להפר תקנות וסטנדרטים רגולטוריים, ולחשוף את הארגון לקנסות ולסיכונים משפטיים. לדוגמה, רגולציית GDPR מחייבת ארגונים לנהל ולעבד מידע אישי באופן חוקי ושקוף. ללא שליטה על התוכנות בהן משתמשים העובדים, לא ניתן להבטיח שנתונים רגישים נגישים רק למשתמשים המורשים לכך.
אי-יעילות
למרות שעובדים מאמצים פתרונות Shadow IT כדי להגביר את היעילות, התוצאה עלולה להיות הפוכה לחלוטין. כלים חדשים חייבים להיבדק ולהיבחן על ידי מחלקת ה-IT לפני שילובם בתשתית הארגונית, כדי למנוע קונפליקטים טכנולוגיים, תקלות תוכנה או בעיות תאימות עם מערכות קיימות.
סיכונים פיננסיים
שירותים ותוכנות לא מאושרים עלולים לשכפל פונקציות קיימות ולגרום לבזבוז משאבים מיותר. יתרה מכך, Shadow IT עלול לגרום להוצאות נוספות עקב אירועי אבטחת מידע, קנסות על אי-עמידה בדרישות רגולטוריות, וכן עלויות הקשורות לניהול תביעות משפטיות ותיקון נזקים.
כיצד להתמודד עם Shadow IT בארגון?
1. הגדרת סיכונים והתמודדות ממוקדת
יש לזהות את הסיכונים המרכזיים הנובעים משימוש ב-Shadow IT וליישם פתרונות ממוקדים להפחתתם.
2. עידוד שקיפות בקרב העובדים
יש לעודד עובדים לדווח על הכלים בהם הם משתמשים. כך ניתן לזהות שימוש בתוכנות לא מאובטחות ואף למצוא פתרונות ארגוניים טובים ויעילים יותר.
3. חינוך עובדים בנוגע לסיכונים
עובדים רבים אינם מודעים להשלכות של שימוש ב-Shadow IT. העלאת מודעות לגבי סיכוני אבטחה ורגולציה תגרום להם לחשוב פעמיים לפני אימוץ פתרונות חדשים ללא אישור מחלקת ה-IT.
4. איזון בין אבטחה לנוחות
מחלקת ה-IT צריכה לבחור פתרונות שמאובטחים אך גם נוחים לשימוש. יצירת תקשורת פתוחה בין העובדים ל-IT תסייע בהתאמת כלים טכנולוגיים שעומדים בדרישות האבטחה וגם בציפיות העובדים.
התמודדות עם סיכוני Shadow IT
התמודדות זהירה עם בעיית Shadow IT מאפשרת לא רק לזהות סיכוני אבטחת מידע, אלא גם לבחון טכנולוגיות חדשות ולשפר את תהליכי העבודה בארגון. פעולה זו יכולה לסייע באופטימיזציה של הוצאות ולחשוף נקודות תורפה בתשתית הארגונית.
כעת, נבחן לעומק כיצד ניתן למזער את הסיכונים השכיחים הקשורים ל-Shadow IT.
כיצד למזער את סיכוני Shadow IT?
כדי להפיק את המרב מהיוזמות הטכנולוגיות של העובדים, יש צורך למזער את הסיכונים הנובעים משימוש בפתרונות לא מאושרים. להלן שש אסטרטגיות יעילות להתמודדות עם הסיכונים הללו:
1. בניית מדיניות ארגונית גמישה
מדיניות ארגונית ברורה וגמישה היא מרכיב חיוני בהתמודדות עם סיכוני סייבר.
✔ יש להגדיר הנחיות לשימוש במכשירים אישיים, אפליקציות צד שלישי ושירותי ענן.
✔ ניתן לחלק את התוכנות לקטגוריות כדי להקל על העובדים להבין אילו כלים מאושרים ומהם הסיכונים.
קטגוריות אפשריות לניהול Shadow IT:
- מאושר – כלים שאושרו על ידי מחלקת ה-IT ומומלצים לשימוש בארגון.
- מותר – תוכנות נוספות שהשימוש בהן מותר אך אינן מועדפות.
- אסור – פתרונות המהווים סיכון אבטחה או שאינם עומדים בתקני הארגון.
עובדים המעוניינים להשתמש בכלים שאינם רשומים בקטגוריות מאושר או מותר, נדרשים לפנות למחלקת ה-IT לבדיקה. לאחר בדיקה, הכלי יתווסף לאחת מהקטגוריות.
2. חינוך העובדים על הסיכונים של Shadow IT
✔ אחת הדרכים היעילות ביותר למזער סיכוני Shadow IT היא הגברת המודעות בקרב העובדים.
✔ עובדים אינם תמיד מודעים להשלכות של שימוש בתוכנות לא מאושרות, ולכן יש להסביר מדוע הן עלולות לסכן את הארגון.
✔ כאשר מבינים את ההשלכות האמיתיות, העובדים נמנעים מהתקנת תוכנות מסוכנות ופונים ל-IT לקבלת פתרונות מאובטחים.
3. אספקת כלים מאובטחים ויעילים לעובדים
✔ הסיבה המרכזית לכך שעובדים פונים ל-Shadow IT היא שהכלים המאושרים אינם מספקים מענה יעיל.
✔ יש ליצור ערוץ תקשורת פתוח בין מחלקת ה-IT לעובדים כדי להבין אילו פתרונות חסרים ולספק חלופות טובות יותר.
✔ אם פתרון מסוים אינו עומד בדרישות האבטחה, יש להסביר זאת לעובדים ולהציע חלופות מאובטחות.
4. פיקוח על שירותי ענן
✔ לא כל שירותי הענן מאובטחים או עומדים בסטנדרטים ארגוניים.
✔ רבים מהעובדים משתמשים בשירותי SaaS חינמיים כמו Dropbox או Google Drive, אשר עשויים לחשוף נתונים רגישים.
✔ מחקר שנערך ב-2021 מצא כי 86% מהחברות הוציאו מעל 500,000 דולר בשנה על חשבונות ענן, לעיתים ללא פיקוח מתאים.
✔ יש לוודא ששירותי הענן המאושרים לשימוש בארגון עומדים בתקני אבטחת מידע.
5. שימוש בכלים לזיהוי Shadow IT
✔ ללא מודעות – אין שליטה.
✔ כלים מתקדמים יכולים לזהות ולהתריע על שימוש באפליקציות בלתי מאושרות ולאפשר תגובה מהירה.
✔ יש לנטר פעילות רשת חשודה, כולל:
- התקנות והורדות תוכנה בלתי מאושרות
- פעולות העברת נתונים חריגות
- גישה לאתרים ושירותים בלתי מאושרים
6. ניטור רשתות ופעילות משתמשים
✔ ניטור הרשת הארגונית מסייע בזיהוי מוקדם של שימוש בפתרונות Shadow IT.
✔ ניטור פעילות משתמשים מאפשר:
- מעקב אחר עובדים המשתמשים בתוכנות לא מאושרות
- זיהוי איומי פנים
- שמירה על תאימות לרגולציות אבטחה ופרטיות
ניטור Shadow IT באמצעות Syteca
פלטפורמת Syteca מספקת פתרון לניהול וניטור סיכונים פנימיים, המעניק לך שליטה מלאה על פעילות המשתמשים, בין אם מדובר בעובדים פנימיים, עובדים מרחוק או קבלני משנה.
✔ מעקב מלא אחר פעילות המשתמשים – כולל תוכנות, אפליקציות ואתרים בהם נעשה שימוש.
✔ זיהוי התנהגות חשודה – כגון התקנות של אפליקציות בלתי מאושרות.
✔ הקלטת פעילויות משתמשים – כולל הקלדות, גישה לקבצים ואתרי אינטרנט.
✔ יצירת דוחות מפורטים – המסייעים בהבנת דפוסי השימוש ובשיפור האבטחה.
סיכום
🔹 Shadow IT מהווה סיכון משמעותי לארגון, אך ניתן לצמצם את הסיכונים באמצעות אסטרטגיה חכמה.
🔹 קביעת מדיניות ברורה, חינוך העובדים ושימוש בכלים לניטור וגילוי יאפשרו לארגון לשמור על אבטחת המידע ולמנוע דליפות נתונים.
🔹 בעזרת Syteca, ניתן לזהות ולהגיב לאיומים בזמן אמת, ולהבטיח שימוש בטכנולוגיות מאובטחות בלבד.
כיצד Syteca מסייעת בניטור וניהול Shadow IT?
1. ניטור השימוש בתוכנה
✔ קבל תובנות על התוכנות בהן העובדים משתמשים, כיצד הן פועלות, ומדוע Shadow IT מתרחב בארגון שלך.
✔ גלה פתרונות בלתי מאושרים וזיהה צרכים טכנולוגיים שדורשים מענה מתאים.
2. ניטור השימוש באינטרנט
✔ עקוב אחר האתרים שבהם העובדים מבקרים וזמן השהייה בכל אתר.
✔ גלה שימוש לא מורשה בשירותי ענן, כולל העלאות קבצים ופעולות רגישות.
3. ניטור וחסימת התקני USB
✔ זיהוי מכשירי USB המחוברים לרשת.
✔ חסימה אוטומטית או ידנית של התקנים בהתאם למדיניות אבטחת המידע של הארגון.
4. מעקב אחר שימוש במידע רגיש
✔ ראה מי ניגש למידע רגיש ובאיזה אופן הוא מנוצל.
✔ גלה אפליקציות Shadow IT הפועלות עם מידע רגיש, והתאם את רשימת התוכנות המאושרות לשיפור היעילות והאבטחה.
סיכום
Shadow IT אינו רק איום אבטחת סייבר, אלא גם סימן לבעיות בתשתית ה-IT.
✔ על ידי הקשבה לצורכי העובדים וסיפוק פתרונות מאובטחים ויעילים, ניתן לצמצם סיכונים ולהגביר את פרודוקטיביות הארגון.
✔ הבנה מעמיקה של הסיכונים הנלווים ל-Shadow IT מאפשרת להטמיע ניטור רציף, לזהות תוכנות בלתי מאושרות ולשפר את מודעות העובדים לאבטחת מידע.
